Adjoint(e) à l’administration

Adjoint(e) à l’administration 

Chez Arup, nous poursuivons notre mission principale de façonner un monde meilleur et plus durable. Depuis plus de 70 ans, nous avons contribué à la création de projets parmi les plus avant-gardistes et emblématiques à l’échelle mondiale, dont le pont Samuel-De Champlain et l’Aéroport international Pearson de Toronto. Arup assure sa présence sur l’échiquier canadien depuis plus de 20 ans. Depuis nos bureaux de Montréal et de Toronto, nous soutenons la planification et la conception de projets d’envergure en environnement bâti dans l’ensemble du Canada et au-delà de ses frontières. Nos activités couvrent de multiples secteurs notamment le développement durable, le transport, la santé, l’éducation, les infrastructures commerciales et les technologies numériques. Nos travaux contribuent à façonner des villes où il fait bon vivre et qui entraînent des changements durables chez nos communautés.

Arup cherche un(e) adjoint(e) à l’administration pour soutenir son équipe dynamique de Montréal. Le candidat recherché fera preuve d’une minutie et d’un sens de l’organisation exceptionnels, il saura accomplir de multiples tâches avec efficacité et démontrera d’excellentes aptitudes en communication. Dans le cadre de ses fonctions, le candidat jouera un rôle de soutien essentiel dans la gestion des activités et des calendriers du bureau, tout en assurant le bon déroulement des tâches administratives. Le poste offre un environnement de travail dynamique et la possibilité de collaborer avec un groupe diversifié de professionnels. Vous souhaitez occuper un poste vous permettant d’offrir un soutien administratif de premier ordre ? Vous vous épanouissez dans un environnement en constante évolution ? Nous vous encourageons à soumettre votre candidature et à joindre notre équipe. 

Responsabilités

• Soutenir les équipes de direction désignées dans l’organisation de leurs tâches, notamment en assurant l’efficacité du flux de travail et de la productivité;
• Agir comme point de contact principal auprès des parties prenantes internes et externes, avec professionnalisme et confidentialité;
• Gérer avec précision et efficacité les calendriers des équipes de direction désignées;
• Participer aux réunions, préparer, rédiger et faire circuler les ordres du jour, les procès-verbaux et l’ensemble des documents pertinents;
• Contribuer à l’élaboration, la révision et la correction de toute documentation pertinente, conformément aux normes de notre image de marque;
• Organiser les déplacements d’affaires des membres désignés, notamment les aspects suivants : vols, hébergement, documents officiels pertinents;
• Préparer, concilier et traiter les factures et les rapports de dépenses dans l’outil SAP Concur;
• Assurer la planification et la tenue d’événements internes et externes;
• Aider à préparer les appels d’offres visant d’éventuels mandats;
• Assurer la gestion et l’intégrité des données dans notre Système de gestion des relations-clients (CRM);
• Aider à remplir les demandes de licences/certifications/attestations professionnelles;
• Accomplir toutes autres tâches connexes confiées par la direction, au besoin. 

Qualifications

• Au moins quatre (4) ans d’expérience dans un rôle similaire; solides compétences en gestion de tâches multiples et variées;
• Diplôme d’études collégiales (DEC), diplôme d’études professionnelles (DEP) ou baccalauréat en administration, en gestion ou dans un domaine connexe, ou cumul d’expériences pertinentes, faisant foi d’une connaissance approfondie des principes organisationnels;
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, permettant d’assurer une communication efficace avec les diverses parties prenantes ;
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office et d’autres programmes et logiciels standards; volonté de se familiariser avec de nouvelles technologies;
• Capacité à traiter les cas et dossiers confidentiels avec diplomatie et discrétion; expérience de collaboration étroite avec des équipes de hauts dirigeants;
• Grande motivation, attitude proactive, polyvalence, débrouillardise, autonomie et efficacité, même lors de situations ambiguës;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir des relations fructueuses avec les membres de tous les niveaux de l’organisation;
  
• Capacité à s’adapter aisément aux différents systèmes et processus numériques en constante évolution, en favorisant une intégration efficace avec les nouvelles technologies;
  
• Minutie, sens accru de la planification, de l’organisation et de la gestion du temps.

Des avantages sociaux concurrentiels – Arup offre un programme d’avantages sociaux généreux et complet destiné aux employés et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100% par Arup, à l’exception de l’assurance-vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en matière de soins de santé ainsi que des congés payés favorisant le repos et le ressourcement. Notre Plan global de partage des bénéfices (versés deux fois par année) vous donne la possibilité de participer au succès de l’organisation. À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (RÉER) – avec contribution équivalente de 5% de l’employeur – vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir. 

  
Formule de travail flexible – Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversité et le bien-être de nos membres. Parmi les options proposées, notons l’horaire de travail réaménagé, réduit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (télétravail) pendant une portion de votre semaine de travail. 
Arup est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d’accès à l’emploi et examinera les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Chaque candidat à un emploi sera traité de manière égale, équitable et respectueuse en ce qui concerne la race, la couleur, l'ascendance, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, la grossesse, l'état civil, l'âge (sauf dans les cas prévus par la loi), la croyance/religion, les convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, le handicap, le casier judiciaire ayant fait l’objet d’un pardon, la condition sociale (état matrimonial ou familial, réception d'une aide sociale) et tout autre motif protégé par la législation applicable en matière de droits de la personne. 

 
Arup s'engage à améliorer l'accessibilité pour les personnes handicapées et à veiller à ce que tous ses employés disposent du soutien et des outils dont ils ont besoin pour réussir. Nous avons élaboré des politiques relatives aux droits de la personne, à l'accessibilité et à l’accommodement, et nous offrons à tous nos employés une formation sur ces sujets, soit lors de l'orientation, soit de manière continue. 

Si Arup vous contacte au sujet d'une offre d'emploi et que vous estimez avoir besoin d'accommodement au cours de la procédure de sélection, ou si vous avez des questions sur nos politiques en matière de droits de la personne et d'accessibilité, veuillez vous adresser aux ressources humaines ou écrire à americasbenefits@arup.com ou appeler le 646-802-3577 pour nous faire part de la nature de votre demande. 

 
Échelle salariale – La fourchette salariale établie de bonne foi pour ce poste, s’il est occupé à Montreal, est de $60,000 – 85,000 par an. Les avantages sociaux ne sont pas inclus dans le salaire de base. Les avantages sociaux sont décrits sommairement dans la présente offre d’emploi et seront précisés lors de l’entretien d’embauche. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montreal peut varier. 

Administrative Assistant 

At Arup, we're dedicated to shaping a better, more sustainable world. For more than 70 years, we have helped bring to life some of the most innovative and iconic projects across the globe, from the Montréal Samuel De Champlain Bridge to the Toronto Pearson International Airport. Arup has had a presence in Canada for over 20 years. Through established offices in Toronto, Calgary, and Montréal, we guide the planning and design of prominent projects in the built environment across Canada and beyond, spanning sustainability, transportation, healthcare, education, commercial infrastructure, digital, and other sectors. Our work helps shape more livable cities and make a lasting difference in our communities. 

We are seeking a dedicated Administrative Assistant to join a dynamic team in our Montréal office. The ideal candidate will be a highly organized, detail-oriented individual who excels at multitasking and possesses excellent communication skills. As an Administrative Assistant, you will play a crucial role in supporting our office operations, managing schedules, and ensuring the smooth execution of administrative tasks. This position offers a vibrant working environment and the opportunity to collaborate with a diverse group of professionals. If you are passionate about providing top-notch administrative support and thrive in a fast-paced setting, we encourage you to apply and become an integral part of our team.

Key Responsibilities:

• Keep assigned leaders organized and on task, ensuring efficient workflow and productivity.
  
• Serve as a central point of contact for internal and external stakeholders, maintaining professionalism and confidentiality.
  
• Manage dynamic calendars for assigned leaders, ensuring accuracy and efficiency.
  
• Attend meetings, prepare agendas, record minutes, and circulate relevant documentation.
  
• Assist in the preparation, proofreading, and editing of various documents, adhering to branding guidelines.
  
• Coordinate complex travel arrangements, including airfare, accommodations, and necessary documentation.
  
• Utilize Concur SAP for invoicing, expense reporting, and travel arrangements.
  
• Plan and execute internal and external events.
  
• Support bid activities for winning new projects.
  
• Maintain data integrity within our Client Relationship Manager (CRM) system.
  
• Assist in the completion of professional license applications.
  
• Perform other duties as assigned by management.

Qualifications:

• Minimum of four years' experience in administrative or executive assistant roles, demonstrating proficiency in managing various tasks.
  
• AA/BA/BS degree in business, management, operations, or equivalent experience, indicating a solid foundation in organizational principles.
  
• Bilingual proficiency in French and English, both written and oral, facilitating effective communication with diverse stakeholders.
  
• Intermediate to advanced skills in MS Office Suite and other standard software, with a willingness to learn new technologies.
  
• Ability to handle confidential situations with tact and discretion, and experience working closely with senior management.
  
• Self-motivated and proactive, capable of navigating ambiguous situations and executing tasks independently.
  
• Strong interpersonal skills, fostering positive relationships across all levels of an organization.
  
• Adaptability to evolving digital platforms and processes, ensuring seamless integration with new technologies.
  
• Attention to detail, coupled with effective planning, organizational, and time-management abilities.

Benefits that Work - At Arup, we have a comprehensive and valuable benefits program that works for our employees and their families. These are 100% paid for by Arup expect for optional life insurance. These benefits provide health and welfare security for you as well as paid time off for rest and renewal. Our Global Profit Share Plan (paid bi-annually) provides an opportunity for you to share in the success of the Firm. As a valued employee of Arup, you can also choose to participate in our GRRSP 5% company match to help you save for your future. 
 

Flexible Working - We believe that flexible arrangements create a more inclusive way of working that supports our diversity and the wellbeing of our people. Options for alternative schedules and the ability to work outside of the office for a portion of your workweek are available.  
 

Arup is an equal opportunity employer and will consider applications from all qualified individuals. Every job applicant will be treated equally, fairly and with respect regarding race, color, ancestry, sex, gender identity or expression, sexual orientation, pregnancy, civil status, age (except as provided by law), creed/religion, political convictions, language, ethnic or national origin, disability/handicap, pardoned record of offences, social condition (marital or family status, receipt of social assistance), and any other ground protected by the applicable human rights legislation.  
 

Arup is committed to improving accessibility for individuals with disabilities and to ensuring that all of our employees have the support and the tools they need to succeed. We have developed policies relating to human rights, accessibility and accommodation, and provide all our employees with training on these matters either during orientation and/or on an ongoing basis.  
 

If you are contacted by Arup regarding a job opportunity and you feel you need accommodation during the application process, or have a question about our human rights and accessibility accommodation policies, please speak to Human Resources or send an email to americasbenefits@arup.com or call 646-802-3577 to let us know the nature of your request. 
 

Hiring Range: The good faith base salary hiring range for this job performed in Montreal is $60,000 – 85,000. Benefits are not included in the base salary range. Summary of benefits are included in this posting with details provided to applicants at the time of interview. Please note hiring ranges for candidates performing work outside of Montreal will differ.